Modul Penomoran pada Accurate Online: Panduan Lengkap untuk Pengguna Baru dan Berpengalaman

Halo sobat Acis, Kembali lagi bersama kami Acis Indonesia. Pada kesempatan kali ini saya akan membahas mengenai Penggunaan Modul Penomoran Accurate Online.

Dalam dunia bisnis yang serba cepat dan digital, pengelolaan transaksi keuangan yang rapi dan terstruktur adalah kunci utama menjaga kestabilan operasional perusahaan. Salah satu fitur penting dalam Accurate Online, software akuntansi populer di Indonesia, adalah modul penomoran.

Bagi banyak pengguna baru, fitur ini sering dianggap sepele—padahal justru sangat krusial dalam menjaga dokumen dan transaksi transaksi. Dalam artikel ini, kita akan membahas modul penomoran pada Accurate Online secara menyeluruh: mulai dari fungsi, cara pengaturan, hingga tips penggunaannya dalam mendukung efisiensi bisnis Anda.

1. Apa Itu Modul Penomoran pada Accurate Online?

Modul penomoran adalah fitur yang memungkinkan Anda mengatur format dan urutan nomor dokumen transaksi seperti faktur, pembelian, penjualan, jurnal umum, dan lain-lain.

Dengan adanya sistem penomoran otomatis ini, Anda tidak perlu lagi memberi nomor dokumen secara manual. Hasilnya:

• Tidak ada nomor dokumen yang ganda atau terlewat,

• Proses pencarian dan pelacakan dokumen jadi lebih cepat,

• Audit trail dan laporan keuangan menjadi jauh lebih rapi.

Misalnya, Anda dapat mengatur faktur menjadi penjualan:

INV-001

INV-002

INV-003

atau dengan format yang lebih kompleks seperti:

INV/2025/001

INV/2025/002

Dengan pengaturan ini, setiap transaksi baru akan otomatis mendapatkan nomor urut sesuai pola yang Anda tentukan.

2. Mengapa Modul Penomoran Penting dalam Akuntansi Digital?

Dalam pembukuan manual, sering terjadi kesalahan seperti nomor faktur ganda atau nomor transaksi lompat. Jika ini terjadi, proses audit dan pelaporan akan menjadi rumit.

Dengan modul penomoran pada Accurate Online, Anda akan mendapatkan keuntungan:

• ✅ Konsistensi: Semua dokumen mengikuti pola penomoran yang sama.

• 🔍 Kemudahan pelacakan: Nomor dokumen menjadi “ID unik” setiap transaksi.

• 🧾 Akurasi pelaporan: Tidak ada transaksi yang terlewat atau dicatat ganda.

• 📊 Siap untuk audit: Data yang tertata rapi mempermudah pemeriksaan internal maupun eksternal.

Bagi perusahaan yang memiliki volume transaksi besar setiap hari, fitur ini sangat membantu mengurangi risiko kesalahan pencatatan.

3. Jenis-Jenis Dokumen yang Bisa Menggunakan Modul Penomoran

Accurate Online menyediakan pengaturan modul penomoran untuk berbagai jenis transaksi dan dokumen. Beberapa di antaranya adalah:

• Faktur penjualan (Faktur)

• Faktur pembelian

• Surat jalan

• Pesanan pembelian

• Pesanan penjualan

• Pengembalian penjualan & pembelian

• Bukti kas masuk & kas keluar

• Jurnal umum

• Penyesuaian persediaan

• Transfer bank

• Dan berbagai modul lainnya

Setiap jenis dokumen tersebut dapat memiliki format penomoran yang berbeda, sehingga Anda dapat menyesuaikannya dengan SOP (Standard Operating Procedure) perusahaan Anda.

4. Cara Mengatur Modul Penomoran pada Accurate Online

Berikut langkah-langkah mengatur penomoran otomatis di Accurate Online:

Langkah 1: Masuk ke Menu Pengaturan

Setelah login ke Accurate Online, klik “Pengaturan” (Settings) pada panel utama.

Langkah 2: Pilih “Nomor Transaksi”

Pada menu pengaturan, pilih opsi “Nomor Transaksi”. Di sini Anda akan melihat daftar semua jenis transaksi yang dapat diatur penomorannya.

Langkah 3: Tentukan Format Nomor

Klik pada jenis transaksi yang ingin Anda atur (misalnya Faktur Penjualan).

Anda dapat menentukan:

• Prefix (awalan): Contoh “INV” untuk invoice, “PO” untuk purchase order.

• Tanggal / tahun: Menambahkan elemen waktu dalam nomor (contoh: INV/2025/001).

• Nomor urut: Menentukan dari angka berapa penomoran dimulai.

• Panjang digit: Misalnya 3 digit, sehingga penomoran menjadi INV/2025/001 dan seterusnya.

•

Langkah 4: Simpan dan Uji Coba

Setelah pengaturan selesai, klik “Simpan”. Lakukan transaksi percobaan untuk memastikan format nomor sudah berjalan sesuai keinginan.

💡 Tips: Gunakan format penomoran yang mudah dipahami semua tim agar proses operasional lebih cepat dan minim error.

5. Tips Membuat Format Penomoran yang Efektif

Agar modul penomoran pada Accurate Online benar-benar optimal, Anda perlu merancang format penomoran dengan baik. Berikut beberapa tips praktis:

1. Gunakan Prefix yang Jelas

Misalnya INV untuk faktur, PO untuk purchase order, DN untuk delivery note. Ini membantu tim cepat mengidentifikasi jenis dokumen.

2. Sertakan Tahun atau Bulan

Menambahkan elemen waktu membuat pelacakan dokumen menjadi lebih mudah saat perusahaan berkembang dan jumlah transaksi meningkat.

3. Gunakan Nomor Urut Tetap

Contoh: 001, 002, 003, dst. Hindari mencampur nomor manual dan otomatis karena dapat menimbulkan kekacauan data.

4. Pisahkan Format antar Cabang ( Jika Multi-Cabang )

Jika perusahaan memiliki lebih dari satu cabang, gunakan kode cabang dalam penomoran. Contoh: INV/JKT/2025/001.

5. Rutin Mengevaluasi Sistem Penomoran

Pastikan format penomoran selalu relevan dengan pertumbuhan bisnis Anda. Sesuaikan jika terjadi perubahan struktur organisasi.

6. Kesalahan Umum dalam Penggunaan Modul Penomoran

Walau terlihat sederhana, banyak pengguna Accurate Online masih sering melakukan kesalahan dalam penggunaan fitur ini. Berikut beberapa yang perlu Anda hindari:

• ❌ Mengganti format nomor setelah transaksi berjalan, sehingga menimbulkan ketidakkonsistenan.

• ❌ Tidak menggunakan prefix yang jelas, menyebabkan dokumen sulit dilacak.

• ❌ Memberi nomor manual secara acak, yang membuat sistem kehilangan urutan.

• ❌ Lupa menyimpan pengaturan format, sehingga transaksi berikutnya kembali ke default.

• ❌ Tidak melakukan backup pengaturan, terutama jika sistem digunakan oleh beberapa staf.

Dengan menghindari kesalahan-kesalahan tersebut, proses pembukuan dan pelaporan keuangan Anda akan jauh lebih efisien.

7. Keuntungan Modul Penomoran bagi Perusahaan

Menggunakan modul penomoran pada Accurate Online bukan hanya tentang kerapian data. Fitur ini membawa banyak manfaat strategis bagi bisnis, antara lain:

• 📈 Efisiensi waktu dalam pencatatan dan pelacakan dokumen,

• 💼 Meningkatkan profesionalisme saat berhadapan dengan klien dan auditor,

• 🧮 Mengurangi risiko kesalahan input,

• 🧭 Mendukung pertumbuhan bisnis, terutama jika perusahaan memiliki banyak transaksi,

• 📊 Mempercepat proses tutup buku di akhir bulan atau tahun.

Fitur ini sangat cocok untuk bisnis kecil, menengah, hingga besar yang ingin menjaga keakuratan data keuangan tanpa kerepotan manual.

8. Integrasi Modul Penomoran dengan Fitur Lain

Kelebihan Accurate Online adalah setiap modulnya terintegrasi secara otomatis. Ketika Anda mengatur penomoran pada satu jenis transaksi, nomor tersebut juga akan muncul di laporan dan modul lain yang berkaitan.

Contoh:

• Nomor faktur penjualan otomatis muncul di laporan penjualan, piutang, dan laporan laba rugi.

• Nomor PO (purchase order) akan muncul di laporan pembelian, hutang, dan persediaan.

Dengan integrasi ini, semua tim (finance, purchasing, sales) dapat mengakses data yang sama secara real-time, sehingga kolaborasi lebih mudah dan minim miskomunikasi.

9. Kapan Waktu yang Tepat Menyetel Modul Penomoran?

Sebaiknya modul penomoran diatur sebelum sistem Accurate Online mulai digunakan secara aktif dalam operasional bisnis. Ini untuk mencegah terjadinya perubahan di tengah jalan yang dapat menyebabkan ketidakteraturan data.

Jika Anda sudah menggunakan Accurate Online tetapi belum mengatur penomoran dengan optimal, tidak ada kata terlambat — Anda bisa melakukan evaluasi dan menyesuaikan sistem penomoran saat ini agar lebih efisien ke depannya.

Modul penomoran pada Accurate Online adalah fitur sederhana tapi sangat penting dalam menjaga keteraturan data transaksi perusahaan. Dengan pengaturan format penomoran yang tepat:

• Dokumen transaksi menjadi lebih mudah dilacak,

• Pelaporan keuangan lebih cepat dan akurat,

• Audit internal maupun eksternal lebih efisien.

Banyak perusahaan yang tidak menyadari potensi besar fitur ini hingga mengalami kendala saat jumlah transaksi meningkat. Maka dari itu, lebih baik mengoptimalkan fitur ini sejak awal penggunaan Accurate Online.

Dapatkan panduan langsung dari praktisi berpengalaman yang akan membantu Anda mengoptimalkan penggunaan Accurate Online dari nol hingga mahir.

Dengan menggunakan Software Akuntansi, Arus aktivitas Anda untuk menghasilkan laporan keuangan akan menjadi lebih sederhana. Flownya akan menjadi "Input -> Auto Jurnal -> Real Time Financial Report." Bayangkan berapa langkah yang Anda hemat untuk sampai jadi Laporan Keuangan?

ACIS Indonesia sebagai konsultan software akuntansi bagi bisnis UKM, sampai ERP memiliki produk-produk software dari vendor-vendor yang berkualitas dan sudah berpengalaman di pasar lokal maupun internasional. Lini produk software akuntansi bagi UKM yang menjadi andalan ACIS Indonesia adalah Easy Accounting System (EAS), ACCURATE Accounting Software, dan Acosys. Sementara Acumatica akan menjadi Andalan kami untuk pilihan produk ERP.

Produk Software Akuntansi mana yang cocok bagi perusahaan Anda? Konsultasikan dengan kami CV. Aneka Cipta Informasi Solusindo (ACIS Indonesia) segera melalui email : [email protected] / telp : 021 - 290 18652. Atau bisa kunjungi web kami.

Kami ACIS Indonesia adalah konsultan penjualan resmi software akuntansi ACCURATE untuk seluruh Indonesia mulai dari Aceh, Padang, Jambi, Bengkulu, Medan, Palembang, Bangka Belitung, Serang, Jakarta, Bandung, Semarang, Surabaya, Bali, Pontianak, Balikpapan, Manado, Makasar sampai Jayapura. Dapatkan info lebih lanjut dari kami dengan menghubungi email [email protected] atau telp 021-29018652 dengan Tim Solution Expert kami yang siap membantu Anda.

Kami ACIS Indonesia adalah konsultan penjualan resmi Software Accounting ACCURATE. Kami juga menyediakan jasa pelatihan ACCURATE dan maintenance ACCURATE bagi perusahaan yang sudah menggunakan software ACCURATE dan mengalami kendala atau kesulitan dalam penggunaan software ACCURATE nya anda dapat menghubungi kami melalui email : [email protected]. Kami selalu siap melayani Anda mulai dari Aceh, Padang, Jambi, Bengkulu, Medan, Palembang, Bangka Belitung, Serang, Tangerang, Jakarta, Bandung, Semarang, Yogyakarta, Surabaya, Bali, Lombok, Pontianak, Balikpapan, Manado, Makassar hingga Papua.